Cách vẽ quy trình từ lead đến hợp đồng

Sơ đồ lý tưởng thường bỏ qua lúc chờ, cuộc gọi lại, vòng sửa báo giá và việc xin duyệt. Theo một hồ sơ đã đi hết giúp đội ngũ thấy dữ liệu thực sự được ghi ở đâu, ai giữ việc và lúc nào hồ sơ bị trả lại.

Tài liệu Microsoft mô tả quy trình bán hàng điển hình từ lead, phát triển cơ hội, đề xuất đến đóng giao dịch, nhưng cũng lưu ý tên giai đoạn khác nhau theo ngành và cách bán. Hãy dùng đó làm tham khảo, không coi là mẫu bắt buộc cho mọi doanh nghiệp.

Mời người thực sự làm việc ở marketing, sales, duyệt giá và vận hành. Dùng thẻ hồ sơ thay vì bắt đầu trong phần mềm. Khi có hai cách làm khác nhau, giữ cả hai trên bảng và đánh dấu điều kiện rẽ nhánh.

Một bước chỉ có tên chưa đủ để cấu hình CRM hoặc giao AI. Cần biết vì sao bước tồn tại, ai quyết định, hồ sơ nào được đi tiếp và bằng chứng nào được lưu.

Ghi thời điểm hồ sơ vào và ra từng bước. Tách thời gian người thật sự thao tác với thời gian chờ. Một bước làm 20 phút nhưng chờ duyệt ba ngày có vấn đề khác bước cần nhiều giờ chuẩn bị.

Đếm thêm số hồ sơ bị trả lại và lý do. Nếu báo giá thường bị sửa vì thiếu thông tin đầu vào, điểm sửa có thể nằm ở cổng trước chứ không phải đội báo giá. Đừng tự động hóa một vòng làm lại trước khi sửa nguyên nhân.

Một bước sẵn sàng khi đầu vào, người sở hữu, điều kiện qua cổng và kết quả được gọi tên. CRM có thể giữ trạng thái và bằng chứng. Luật có thể tạo việc cho bước cố định. AI có thể hỗ trợ phần câu chữ hoặc dữ liệu biến đổi trong phạm vi được kiểm tra.

Con người vẫn duyệt giá, cam kết, hợp đồng và ngoại lệ có hậu quả. Hãy thử AI ở một bước có đầu ra dễ chấm, ghi dữ liệu nền và điều kiện dừng. Không nói tự động hóa toàn bộ quy trình nếu chưa kiểm chứng từng phần.