Cách đo thời gian cho công việc lặp lại

Giám đốc vận hành thường nghe “việc này chỉ mất vài phút”. Nhưng một việc vài phút lặp nhiều lần, bị ngắt quãng và phải sửa lại có thể tạo tải lớn. Ngược lại, một bước lâu nhưng hiếm khi xảy ra chưa chắc đáng tự động hóa trước.

Chọn một việc hẹp, ví dụ nhập yêu cầu mới. Trong năm ngày làm việc, ghi mỗi lần bắt đầu và kết thúc thao tác. Ghi riêng lúc hồ sơ chờ người khác, lúc bị trả về và lý do. Không đo đồng thời quá nhiều việc ở lần đầu.

Ví dụ task mining của Microsoft tách các hoạt động và dùng số đo thời gian để tìm ứng viên tự động hóa. Đây là tài liệu sản phẩm; doanh nghiệp có thể áp dụng cách tách hoạt động bằng bảng đơn giản mà không cần dùng công cụ đó.

Vì cách sửa khác nhau. Thời gian chạm cao có thể do nhiều thao tác, dữ liệu khó nhập hoặc công cụ chậm. Thời gian chờ cao có thể do thiếu người duyệt, quyền chưa rõ hoặc bàn giao không có hạn. Gộp hai loại sẽ dẫn đến chọn sai giải pháp.

Nói rõ mục tiêu là sửa quy trình, không xếp hạng con người. Cho người trực tiếp làm việc góp ý tên bước, lý do làm lại và trường hợp ngoại lệ. Chỉ thu dữ liệu cần thiết, theo chính sách nội bộ và quyền riêng tư phù hợp.

Sau khi có tần suất, thời gian chạm, tỷ lệ lỗi và chất lượng đầu ra. Khi đó mới có thể ước tính phạm vi lợi ích, rồi trừ chi phí triển khai, kiểm tra và vận hành. Xem cách tự tính phần chi phí vận hành , nhưng không coi kết quả là cam kết.

Để tìm bước cần đo, dùng bản đồ điểm nghẽn bán hàng . Trước khi tự động hóa, kiểm tra mức sẵn sàng của quy trình .